Trik Manajemen Waktu untuk Mengambil Kembali Kontrol Kalender Anda

“Jika sudah ada semua tuntutan yang dibebankan pada Anda, bahkan memindahkan sedikit keterampilan manajemen waktu Anda akan memiliki dampak yang jauh lebih besar,” kata Dr. Dierdorff. “Jika tidak sekarang kapan?”

Anda tidak harus menjadi tipe kepribadian tipe A yang sangat berorientasi pada detail untuk menambahkan batasan pada hari Anda dan merampingkan jadwal Anda, kata Dr. Dierdorff. Mulailah dengan hal-hal mendasar, seperti belajar memberi prioritas pada tugas-tugas yang penting — artinya jika Anda tidak melakukannya, akan ada dampak jangka panjang yang besar — ​​versus hanya mendesak, yang berarti tugas itu harus diselesaikan dengan cepat.

Kami telah mengumpulkan lima konsep manajemen waktu dari pakar produktivitas dan pelatih eksekutif untuk membantu Anda memulai:

Bersikaplah pribadi

Apakah kalender kerja Anda mengatur hidup Anda?

“Apa yang saya dengar terus-menerus adalah, ‘Saya tidak punya waktu untuk buang air kecil hari ini,’” kata Laurie Ruettimann, pelatih eksekutif yang berbasis di Raleigh, NC dan penulis “Betting on You”.

“Ini hampir seperti kita mengorbankan batasan kita, akal sehat kita, martabat kita pada kalender Outlook.”

Solusinya, kata Ruettimann, adalah dengan memasukkan data pribadi di kalender Anda sebelum kewajiban kerja membuat semua hal lain keluar. Setiap minggu, letakkan ember ini terlebih dahulu:

* Waktu untuk kebugaran fisik, seperti olahraga dan makan.

* Waktu untuk kesejahteraan emosional, seperti tidur dan hari libur.

* 60 menit seminggu untuk pembelajaran berkelanjutan, mulai dari membaca judul-judul yang dikumpulkan di Kindle Anda hingga mengobrol dengan seseorang di luar departemen Anda.

* Dua jeda 15 menit setiap hari sehingga Anda dapat berhenti di antara panggilan Zoom. Banyak sistem kalender juga memiliki pengaturan yang secara otomatis mengatur default rapat menjadi 25 menit, bukan 30, yang dapat membantu menghindari perasaan back-to-back tersebut.

Sekarang sampai pada bagian yang sulit — mendorong kembali. Ms. Ruettimann berkata kami telah terbiasa dengan gagasan bahwa kalender penuh berarti seseorang memiliki “karir yang sibuk dan bersemangat, bukannya terganggu, membuang-buang waktu.” Kami mengiyakan untuk Zoom yang seharusnya berupa email, memberikan potongan hari-hari kami ke rapat yang ramai dan tidak penting karena kesalahan dan optik.

Sebaliknya, bersikaplah kejam. Di penghujung setiap hari, tinjau hari berikutnya dan lihat apa yang dapat Anda batalkan. Pindahkan rapat tetap ke waktu yang lebih optimal untuk produktivitas Anda. Anda tidak mengatakan tidak, atau meminta izin, Anda membuat rekomendasi dan menawarkan alternatif.

Kompromi pada kebutuhan pribadi Anda dan Anda akan menjadi tidak pandai dalam pekerjaan, kata Ms. Ruettimann. Saat dia membolos kelas Pilates atau tidak menyisakan waktu untuk makan siang, “Saya rewel, mudah tersinggung, saya tidak ingin bertukar pikiran dan saya hanya ingin makan bar Snickers.”

Berpikirlah kecil

Anda tidak perlu banyak waktu untuk mengembalikan keseimbangan ke dalam hidup Anda, kata Julie Morgenstern, penulis buku manajemen waktu termasuk “Time to Parent.” Sebagai gantinya, dia merekomendasikan olahraga yang pas, hobi, bahkan menjadi orang tua ke dalam dosis mikro.

Mulailah dengan mengukir dua “jangkar perawatan diri” selama 15 sampai 20 menit ke dalam hari Anda — satu di pagi hari, satu lagi di malam hari, pada waktu yang konsisten. Pilih aktivitas yang memulihkan Anda dan pengaturan waktu yang membantu mengembalikan perhatian pada hari kerja Anda setelah tahun buram ini. Satu klien pelatih Ms. Morgenstern menulis dalam jurnalnya setiap pagi, kemudian berjalan-jalan sebelum makan malam.

Pendekatan ini juga dapat membantu memaksimalkan waktu dengan anak-anak, kata Ms. Morgenstern. “Anak-anak berkembang dengan ledakan singkat perhatian yang benar-benar tidak terbagi yang disampaikan secara konsisten.”

Sebarkan lima titik koneksi sepanjang hari — di antaranya saat anak Anda bangun; ketika dia pergi ke sekolah, meskipun itu hanya di kamarnya; waktu makan malam. Terlibat sepenuhnya dengan anak Anda pada saat-saat itu. Tanyakan apa yang diimpikannya atau bagaimana pecahan itu digunakan di kelas matematika. Kemudian Anda dapat menghabiskan waktu “bersama tetapi terpisah”. Mungkin Ayah melipat cucian di sofa sementara anak taman kanak-kanaknya membangun menara balok di lantai.

“Ini seperti menyinkronkan jadwal,” kata Ms. Morgenstern. Filosofi yang sama berlaku untuk pasangan atau teman sekamar — sepenuhnya fokus pada pasangan atau teman Anda selama 10 menit setelah bekerja, meletakkan ponsel Anda dan benar-benar mendengarkan jawaban ketika Anda bertanya, “Bagaimana hari Anda?”

Gabungkan tugas Anda

Hal-hal yang ada dalam daftar tugas Anda yang membutuhkan pengulangan pada orang lain, katakanlah pasangan atau teman sekamar? Perselisihkan mereka di satu tempat dan tetapkan waktu untuk menghadapinya, kata Jesse Itzler, seorang pengusaha Atlanta yang menjalankan program pembinaan kalender dan penetapan tujuan yang disebut Build Your Life Resume.

Tidak ada yang suka dibombardir dengan aliran interupsi dan permintaan sepanjang hari: pesan teks pagi tentang pesta ulang tahun akhir pekan ini, komentar sembarangan saat makan malam tentang memperbaiki keran yang bocor. Sebaliknya, Mr. Itzler menyimpan selembar kertas dengan tulisan “Sara” di atasnya. Di sana ia terus mencatat tugas dan pertanyaan yang memerlukan konsultasi dengan istrinya, Sara Blakely, pendiri merek pakaian renang Spanx. Hampir setiap hari jam 1 siang mereka check in.

Bersama-sama mereka membuat keputusan dan mendelegasikan tanggung jawab. Dan pada hari-hari ketika tidak ada apa-apa di daftar? Ini adalah waktu bawaan untuk mengobrol.

Kecilkan daftar tugas Anda

Lalu ada masalah daftar tugas Anda sendiri. Apakah setiap barang benar-benar harus ada di sana, menghantui Anda? Ms. Morgenstern merekomendasikan untuk menanyakan pertanyaan-pertanyaan ini kepada diri Anda sendiri untuk membantu mengurangi tugas Anda:

Apa yang bisa saya…

Mengurangi?

Melimpahkan?

Menghapus?

Menunda?

Dia meyakinkan saya bahwa pendekatan ini berhasil untuk semua orang, bahkan orang tua tunggal atau mereka yang mungkin berjuang secara finansial. Mendelegasikan penitipan anak dapat memerlukan meminta teman untuk membacakan cerita anak Anda melalui Zoom saat Anda tinggal di dekatnya, menyelesaikan pekerjaan, atau bahkan sekadar membaca.

Atau lepaskan semuanya

Jika Anda masih kesulitan melepaskan tugas, dan rasa bersalah yang menyertainya, Anda mungkin memerlukan “daftar kesabaran proaktif,” kata Kim Scott, pelatih CEO Silicon Valley dan penulis buku yang akan datang, “Just Work.”

Ambillah hal-hal yang selamanya tertinggal dalam daftar tugas Anda, hal-hal yang tidak akan pernah Anda lakukan, hal-hal yang selamanya membuat Anda merasa tidak enak, dan letakkan di bendera putih daftar ini. Kemudian, merasa senang meninggalkannya. Itu tandanya Anda memprioritaskan hal-hal yang penting.

Ms. Scott mengakui bahwa latihan ini awalnya terasa tidak nyaman. Minta kolega atau teman tepercaya untuk memeriksa untuk memastikan Anda tidak melepaskan sesuatu yang penting secara tidak sengaja.

Dan ingatlah bahwa di musim-musim kehidupan yang luar biasa, Anda harus melewatkan beberapa tugas. Anda sebaiknya memilih yang mana, daripada secara tidak sengaja menjatuhkan sesuatu yang penting.

Tulis ke Rachel Feintzeig di [email protected]